QuestionsQuestions (PNP MEMORANDUM CIRCULAR NO. 2008-0116)
Saklaw nito ang lahat ng usaping nagdudulot ng discontent/dissatisfaction sa PNP uniformed personnel, kabilang ang (a) maling o hindi pagpapatupad/paglabag ng policies at procedures na nakaaapekto mula recruitment/appointment hanggang promotion, transfer, detail/designation/assignment/placement, termination/dismissal, at iba pang kaugnay; (b) economic/financial issues at iba pang terms and conditions of employment; (c) physical working conditions; at (d) interpersonal relationships/linkages.
Hindi ito aaksyunan sa grievance machinery ang: (1) disciplinary cases na resolbahin sa ilalim ng Uniform Rules on Administrative Cases; (2) complaints sa official actions ng Head of Offices sa exercise ng disciplinary powers sa ilalim ng RA 6975 kung may specific procedure na appeal na umiiral; (3) objection sa terms/provisions ng policy/procedure/rule; (4) sexual harassment cases sa ilalim ng RA 7877; at (5) anonymous grievances/complaints.
Ang “grievance” ay expressed feelings of discontent/dissatisfaction (written o spoken) hinggil sa mga isyung nasa Section II at para sa purpose nito, umabot lamang ito sa Stage I (Oral Discussion). Ang “complaint” naman ay grievance in writing na, sa unang pagkakataon, ayon sa complainant, ay ignored/overridden/dropped nang walang due consideration sa lowest level at saka ini-elevate sa next level.
Stage I ay Oral Discussion. Ipresenta ang grievance orally sa direct supervisor o Head of Office sa lowest level (venue). Dapat i-discuss nang pribado, pakalmahin ang complainant na makapagsalaysay nang malaya, iwas muna sa pagbigkas ng sariling views hanggang maisalaysay ang side. Sa dulo, dapat malinaw na ipahayag ang stand at magbigay ng desisyon orally (o hindi agad definite) ngunit inform within three (3) days mula sa presentation.
Kung di settled sa lowest level, magsusumite ang complainant ng grievance in writing sa Head of Office. Maaaring personally decid e o gumawa ng ad hoc Grievance Committee. Dapat magdesisyon ang Head of Office within five (5) days mula sa pagtanggap ng rekomendasyon. Kung di satisfied, ipoforward ang written complaint na may comments within 48 hours sa next level Head of Office. Susunod na level ang susunod na gagawa ng parehong prescription.
Kapag umabot sa office kung saan naka-organize ang Grievance Committee, maaaring magdesisyon ang Head of Office within 15 days o i-refer agad sa Grievance Committee.
Kung hindi pa rin nasisiyahan ang complainant sa recommendation na naging base ng decision ng 3rd level Head of Office, ire-refer ang kaso within 15 days mula sa issuance ng Certification on the Final Action on Grievance (CFAG) ng Grievance Committee sa Civil Service Regional Office concerned.
Kabilang ang: settlement sa pinakamababang level; confidentiality; hindi nakatali sa formal legal rules/technicalities; layunin ay alamin “what is right” hindi “who is right”; may right to appeal; hindi dapat magkaroon ng coercion/harassment/reprisal; grievance proceedings ay confidential; employee assistance at expeditious adjudication.
Hindi pinapayagan ang services ng legal counsel para sa mga partido sa hearing. Ang Grievance Committee mismo ay may legal officer/counsel bilang miyembro na gagabay sa chair at members sa issues at procedures.
Oo. Dahil sa due process, ex parte communications sa matters of substance sa pagitan ng committee at alinmang partido ay mahigpit na hindi pinapayagan. Ang anumang communication (oral) sa pagitan ng chairman/committee members at parties ay dapat sa scheduled meetings na abisado sa magkabilang panig.
Sa PNP NHQ: Chairman ang Director for Personnel and Records Management; Members: (1) two (2) from the Director Staff, (2) Director, Legal Service, at (3) rank-and-file member. Chairman ang may responsibilidad i-convene/chair meetings and hearings, i-handle ang logistics, magbigay ng procedural rulings, gumawa ng written report, at ipasa/compile ang official record.
Pipili ang rank-and-file members sa pamamagitan ng general assembly o anumang iba pang mode of selection para sa layunin. Sila ay magsisilbi sa loob ng term na dalawang (2) taon at bawat antas (1st, 2nd, 3rd levels) ay may one (1) na kalahok.
Hearing body na nagdedetermine kung within purview nito ang grievance at kung so, magbibigay ng written findings at recommendations. Wala itong kapangyarihang i-reverse ang decision ng Head of Office; authority nito ay magrekomenda ng reassessment kung nahanap nitong improperly o unfairly ginawa ang decision.
Ang complainant ang may burden na establishe ang grounds ng grievance at burden na mag-prove by preponderance of evidence. Ang preponderance ay evidence na kapag fairly considered ay mas mabigat at mas nakakumbinsi sa truth kapag inihambing sa opposing evidence; hindi ito base sa dami ng saksi o documents kundi sa greater weight ng lahat ng evidence.
Ang hearing ay may apat (4) na discrete segments: (1) opening statements ng bawat party; (2) presentation ng complainant’s case; (3) presentation ng respondent’s case; at (4) closing arguments ng bawat party.
Complainant: hindi lalampas ng tatlong (3) araw na oral exposition para i-present ang grievance at witness/evidence; hindi pinapayagang mag-dwell sa aspetong di saklaw ng written grievance. Respondent: tatlong (3) araw para i-express side, present witness/es, at submit evidence/s.
Ang supervisors/Head of Offices na tumangging gumawa ng action sa grievance ay maaaring managot sa “neglect of duty” alinsunod sa existing civil service law, rules at regulations. Maaari ring magkaroon ng administratibong liability at sanction ang personnel na lumalabag sa prescribed guidelines/procedure sa pag-vent ng grievance.
Lahat ng proceedings ay tratuhin bilang confidential. Bukod dito, “in no case” dapat mag-vent ang members ng PNP grievances direct sa anumang forum labas ng PNP organization; kung gagawin, may administratibong liability sa paglabag sa guidelines.
Pagkatapos ng hearing, dapat agad mag-deliberate at mag-decide nang walang delay o adjournment, at isumite ang findings/recommendations not later than three (3) days pagkatapos ng investigation. Sa Head of Office/Unit, pagkatanggap ng records, dapat mag-render ng written decision within three (3) days; ang decision ay may bisa agad maliban kung appealed/referred within 15 days to CSC.